Para quién es esta página
Para Group Finance, la dirección fiscal del grupo y el área de compras — no para el equipo de campañas.
Si dirige una red con varias sociedades en distintos países, pagar a los creadores rara vez es su problema. Ya tiene tesorería, relaciones bancarias y un sistema de cuentas por pagar. Su problema es poder demostrarlo: cuando una inspección pregunta dónde se prestó un servicio, cómo se reparte un honorario entre la actuación y los derechos de uso, y qué umbrales ha superado un creador concreto sumando todas las sociedades a lo largo del año, ¿cuánto tarda usted en responder, y con qué información construye esa respuesta?
En la mayoría de las redes, la respuesta sincera es: con calendarios, correos, facturas y la memoria de personas que a estas alturas ya trabajan en otro sitio.
Lo que de verdad cuesta el statu quo
Dos bloques de coste que casi nunca se miran juntos.
La carga administrativa. Para 600 colaboraciones con creadores al año, Gigapay cifra en su modelo de ROI publicado el proceso manual en unos 139.590 euros y 840 horas de gestión — es el dato de un competidor, pero un orden de magnitud que encaja con lo que nos cuentan nuestros interlocutores. Multiplíquelo por el número de sus unidades operativas.
El riesgo en una inspección. Las sanciones escalan por cada proveedor, no por incidente:
- DAC7: en Alemania, hasta 50.000 euros por comunicación; en Suecia, de 2.500 a 12.500 SEK por proveedor; en España, unos 200 euros por proveedor
- Künstlersozialabgabe (tasa alemana de seguridad social de artistas): 4,9 por ciento sobre los pagos a creativos autónomos que superen los 1.000 euros en el año — también cuando el creador reside en el extranjero
- § 50a EStG: 15,825 por ciento de retención en origen sobre los pagos a creadores extranjeros, con responsabilidad de la empresa pagadora si omite la retención
La aplicación de estas normas no es teórica. En Renania del Norte-Westfalia hay en marcha unos 200 procedimientos por un importe estimado de 300 millones de euros, Hamburgo tiene bajo inspección a 140 influencers, y la Deutsche Rentenversicherung (seguro público de pensiones alemán) realiza inspecciones especiales de la KSK con varios años de efecto retroactivo.
En una red con cientos de creadores por país, el primer importe se multiplica por el número de proveedores afectados.
Qué hace el Ledger
CognitivaOS mantiene un registro a prueba de auditorías de los hechos de los que nacen obligaciones — recogidos en el momento en que se producen, versionados y consultables entre sociedades y países.
Lugar y periodo del servicio por cada encargo, no por campaña. Los criterios fiscales se anclan al servicio concreto; un sistema que solo entiende de campañas no puede responder a la pregunta.
Reparto del honorario entre actuación, explotación y cesión de derechos, como campo estructurado y con base documentada. Ese reparto determina si se aplican los límites exentos y es justo donde las asignaciones meramente contractuales no aguantan una inspección.
Seguimiento de umbrales por creador, por país y por criterio — referido al año natural o a la operación concreta, según la norma. Consolidado en todas las sociedades de la red, porque los umbrales no respetan su organigrama interno.
Indicador de residencia al margen de cuánto tiempo se permanezca en el país, con aviso sobre los pares de países sin protección de convenio.
Justificantes de autorización como campo obligatorio en los mercados donde la publicidad requiere permiso, con deberes de verificación que alcanzan también a agencias y marcas.
Verificación de mandantes y receptores: identidad, titulares reales, condición empresarial, cotejo registral, cribado de sanciones y revisión periódica.
DAC7: Cognitiva Systems está registrada como operador de plataforma; los datos se recogen y contrastan durante el onboarding, no después.
Qué recogemos
Para que el registro pueda responder a estas preguntas, CognitivaOS recoge desde el primer momento campos estructurados — al incorporar a las partes y al crear cada encargo concreto. El siguiente resumen muestra qué se registra.
Partes implicadas — durante el onboarding
| Campo | Finalidad |
|---|---|
role | Agencia, marca o creador — determina qué lógica de verificación y comunicación se aplica |
legal_form | Persona física, empresario individual o sociedad |
country_of_residence | Estado de residencia fiscal |
residence_basis | Origen del dato: autodeclaración, certificado o verificado — nunca a partir de datos del padrón |
tax_id | Número de identificación fiscal en el estado de residencia (DAC7) |
vat_id | Para el Reverse Charge y la facturación |
has_dwelling_in | Vivienda mantenida en el sentido del § 8 AO — al margen de los días de presencia |
trade_registration | Alta de actividad económica, número GISA o Trade Licence, con su ámbito de validez |
ubo_persons | Titulares reales a partir del 25 por ciento |
ubo_register_status | Cotejo con el registro; las discrepancias deben documentarse |
Por cada encargo
| Campo | Finalidad |
|---|---|
campaign_id | Vinculación con la campaña como nivel de facturación y agrupación |
place_of_performance | Dónde se prestó realmente el servicio |
performance_start / performance_end | Periodo del servicio, base para el cómputo de días de presencia |
fee_total | Honorario total, con divisa |
fee_split_performance | Parte de actuación — § 50a Abs. 1 Nr. 1 EStG |
fee_split_exploitation | Parte de explotación — Nr. 2 |
fee_split_rights | Cesión de derechos — Nr. 3, sin límite exento |
fee_split_basis | Base del reparto: contractual, estimado o estándar |
travel_reimbursement | Solo la parte que supera los costes reales cuenta como ingreso |
permit_ref / permit_verified_at | Justificante de autorización donde sea necesario — bloqueo previo a la publicación |
Justificante del servicio
| Campo | Finalidad |
|---|---|
type / channel | Tipo de contenido y canal |
contracted_quantity / delivered_quantity | Volumen contratado frente al realmente entregado — el punto de partida de una inspección |
published_url / published_at | Dónde se encuentra y cuándo se publicó |
evidence_ref / evidence_captured_at | Copia de archivo en el momento de la publicación, porque los contenidos se borran |
disclosure_marked | Etiquetado publicitario presente |
usage_scope, usage_rights_from / usage_rights_to, territory | Alcance, duración y territorio de los derechos cedidos — base material del reparto del honorario |
accepted_by / accepted_at | Aceptación por parte del mandante |
Señales de verificación (KYB/KYC)
Se llevan deliberadamente separadas de los campos fiscales — son señales de verificación, no afirmaciones sobre un estado.
| Campo | Finalidad |
|---|---|
identity_verified_at | Momento y método de la comprobación de identidad |
address_current / address_registered_since | Señal de verificación de domicilio — no es una prueba de residencia |
trade_status / trade_status_since | Condición empresarial y desde cuándo |
company_data_ref | Datos del registro mercantil |
sanctions_screening_at / sanctions_result | Cribado de sanciones y resultado |
review_due_at | Revisión periódica |
A partir de estos campos se derivan los cálculos fiscales — por encargo y versionados al momento del pago — y las capas de comunicación (DAC7, § 50a EStG, formularios de EE. UU., Künstlersozialabgabe); no se recogen por separado.
Por qué al lado, y no en lugar de
CognitivaOS no sustituye su infraestructura de pago. Si trabaja con un Merchant of Record, con cuentas bancarias propias o con ambas cosas, todo eso sigue igual. El Ledger concilia con las vías que ya tiene, en vez de imponerle una más.
Está pensado así a propósito. Una red no desmonta su infraestructura de pago por una capa de documentación — y un registro que solo conociera su propia vía de pago no le serviría de nada.
Y si en algún caso quiere canalizar los pagos a través de nosotros, puede hacerlo: mediante infraestructura de pago con licencia en más de 100 países, con un producto de pago desarrollado específicamente para la India y corredores hacia el GCC.
Las tres alternativas
| Statu quo manual | Desarrollo propio | CognitivaOS | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta ponerlo en marcha | ninguno | 12–24 meses hasta la primera evaluación fiable | onboarding por unidad |
| Esfuerzo continuo | alto, crece con el número de campañas | mantener los conjuntos de reglas en casa | incluido en el precio |
| Mantenimiento de las reglas | disperso, casi siempre implícito | recurso especializado propio de forma permanente | tabla de parámetros mantenida de forma central y con anotación de revisión |
| Consolidación entre sociedades | manual y propensa a errores | posible, pero laboriosa | contemplada de serie |
| Capacidad de auditoría | reconstruida | según cómo se haya implementado | versionada, con el estado al momento del pago disponible |
La comparación que le importa no es la que hay entre proveedores. Es la que hay entre seguir como hasta ahora, construirlo usted mismo o comprarlo.
Precio
El Ledger cuesta desde 150 euros por cada cinco campañas, más las comisiones de tramitación cuando los pagos pasan por nosotros.
La cifra está puesta así a conciencia. Frente a los costes administrativos de un proceso manual que hemos mencionado arriba, es una partida menor — y frente a una sola comunicación DAC7, que en Alemania puede costar hasta 50.000 euros, ni digamos.
Para redes con varias sociedades y evaluación consolidada aplicamos un modelo aparte; las condiciones las acordamos en la conversación.
Lo que hoy todavía no ofrecemos
Nuestras certificaciones ISO 27001 y SOC 2 Type II están en preparación. Si su proceso de homologación exige un informe Type II en el momento de firmar el contrato, hoy es un obstáculo, y preferimos decírselo ahora antes que en la tercera reunión.
Dos vías que han funcionado bien en esta situación: una prueba acotada en una unidad o un mercado, o un acuerdo que condicione la operación plena a que el informe esté disponible. La documentación de seguridad se la facilitamos por adelantado.
Siguiente paso
Una reunión con su departamento fiscal o financiero en la que pongamos el Ledger frente a uno de sus casos reales — una campaña, varios países, residencias de creadores mezcladas. En una hora verá si responde a sus preguntas.
Aviso importante
Cognitiva Systems Inc. no presta asesoramiento fiscal ni jurídico, ni está facultada para hacerlo. Los contenidos de esta página tienen una finalidad meramente orientativa y no sustituyen el asesoramiento en cada caso concreto. CognitivaOS aporta funciones de documentación y evaluación; la valoración fiscal y jurídica de los hechos registrados le corresponde a usted y a sus asesores. Los importes, tipos y plazos mencionados reflejan la situación en el momento de redactar este texto y cambian constantemente.
El modelo de ROI citado procede de documentos publicados por Gigapay Sweden AB y reproduce sus propios datos, consultados el 16 de agosto de 2026.
Fuentes
- Gigapay Sweden AB, modelo de ROI publicado — gigapay.com
- Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG); Bundeszentralamt für Steuern, DAC7
- § 50a EStG; Bundeszentralamt für Steuern, Hinweise zum Steuerabzug
- §§ 1 EStG, 8 und 9 AO
- Künstlersozialversicherungsgesetz; Künstlersozialkasse, tasa de cotización 2026
- Bundesministerium der Finanzen, situación de los Doppelbesteuerungsabkommen a 1 de enero de 2026