A quem se destina esta página
Ao Group Finance, ao departamento fiscal do grupo e à área de compras — não à equipa de campanhas.
Se gere uma rede com várias sociedades em vários países, pagar aos creators raramente é o seu problema. Tem tesouraria, relações bancárias e um sistema de contas a pagar. O seu problema é a capacidade de comprovação: quando uma auditoria pergunta onde foi prestado um serviço, como se reparte um honorário entre a atuação e os direitos de utilização e que limiares um creator atingiu ao longo do ano civil somando todas as sociedades — quanto tempo leva a resposta e com base em que elementos se constrói?
Na maioria das redes, a resposta honesta é: com base em agendas, e-mails, faturas e na memória de pessoas que entretanto já saíram.
Quanto custa realmente o status quo
Dois blocos de custos que raramente se olham em conjunto.
O esforço administrativo. Para 600 colaborações com creators por ano, a Gigapay estima, no modelo de ROI que publicou, um custo de cerca de 139.590 euros no processo manual, correspondente a 840 horas de trabalho administrativo — são dados de um concorrente, mas a ordem de grandeza bate certo com a experiência dos nossos interlocutores. Multiplique este valor pelo número das suas unidades operacionais.
O risco de auditoria. As sanções crescem por prestador, não por incidente:
- DAC7: na Alemanha, até 50.000 euros por comunicação; na Suécia, 2.500 a 12.500 SEK por prestador; em Espanha, cerca de 200 euros por prestador
- Künstlersozialabgabe (contribuição para a segurança social dos artistas): 4,9 por cento sobre pagamentos a criativos independentes acima de 1.000 euros no ano civil — mesmo quando os creators residem no estrangeiro
- § 50a EStG: 15,825 por cento de retenção na fonte sobre pagamentos a creators estrangeiros, respondendo a empresa pagadora se não efetuar a retenção
A fiscalização não é uma hipótese teórica. Na Renânia do Norte-Vestfália correm cerca de 200 processos que envolvem uns estimados 300 milhões de euros, Hamburgo está a investigar 140 influenciadores e a Deutsche Rentenversicherung (segurança social alemã) realiza inspeções específicas da KSK com vários anos de retroatividade.
Numa rede com centenas de creators por país, aquele primeiro valor multiplica-se pelo número de prestadores envolvidos.
O que faz o Ledger
O CognitivaOS mantém um registo à prova de auditoria dos factos que dão origem a obrigações — capturados no momento em que ocorrem, versionados e consultáveis em todas as sociedades e países.
Local e período do serviço por cada contratação, e não por campanha. As grandezas fiscais de referência assentam no serviço individual; um sistema que só conhece campanhas não consegue responder à pergunta.
Repartição do honorário entre atuação, exploração e cedência de direitos, num campo estruturado e com fundamento documentado. É esta repartição que determina se se aplicam os limites de isenção, e é aqui que as atribuições meramente contratuais não resistem a uma auditoria.
Controlo de limiares por creator, por país e por grandeza de referência — referido ao ano civil ou a cada operação, consoante a regra aplicável. Consolidado em todas as sociedades da rede, porque os limiares não respeitam a sua estrutura interna.
Indicador de residência independente da duração da presença, com alerta para pares de países sem proteção convencional.
Comprovativos de autorização como campo obrigatório nos mercados em que a publicidade carece de autorização, com deveres de verificação que recaem também sobre agências e marcas.
Verificação de contratantes e beneficiários: identidade, beneficiários efetivos, estatuto comercial, cruzamento com registos, rastreio de sanções e reapreciação periódica.
DAC7: a Cognitiva Systems está registada como operador de plataforma; a recolha e a validação dos dados fazem-se logo no onboarding, e não à posteriori.
O que registamos
Para que o registo consiga responder a estas perguntas, o CognitivaOS recolhe campos estruturados desde o início — no onboarding dos intervenientes e na criação de cada contratação. O quadro seguinte mostra o que é registado.
Intervenientes — no onboarding
| Campo | Finalidade |
|---|---|
role | Agência, marca ou creator — determina a lógica de verificação e de comunicação aplicável |
legal_form | Pessoa singular, empresário em nome individual ou sociedade |
country_of_residence | Estado de residência fiscal |
residence_basis | Origem da informação: autodeclaração, certificado ou verificada — nunca a partir de dados de registo civil |
tax_id | Número de identificação fiscal no estado de residência (DAC7) |
vat_id | Para efeitos de Reverse Charge e de faturação |
has_dwelling_in | Habitação mantida na aceção do § 8 AO — independentemente dos dias de presença |
trade_registration | Inscrição comercial, número GISA ou Trade Licence, com o respetivo âmbito |
ubo_persons | Beneficiários efetivos a partir de 25 por cento |
ubo_register_status | Cruzamento com o registo; as divergências são de documentação obrigatória |
Por cada contratação
| Campo | Finalidade |
|---|---|
campaign_id | Associação à campanha enquanto nível de faturação e de agrupamento |
place_of_performance | Onde o serviço foi efetivamente prestado |
performance_start / performance_end | Período do serviço, base para os dias de presença |
fee_total | Honorário total, com moeda |
fee_split_performance | Parcela da atuação — § 50a Abs. 1 Nr. 1 EStG |
fee_split_exploitation | Parcela da exploração — Nr. 2 |
fee_split_rights | Cedência de direitos — Nr. 3, sem limite de isenção |
fee_split_basis | Base da repartição: contratual, avaliada ou padrão |
travel_reimbursement | Só a parte que excede os custos reais conta como rendimento |
permit_ref / permit_verified_at | Comprovativo de autorização, onde exigido — bloqueio antes da publicação |
Comprovativo do serviço
| Campo | Finalidade |
|---|---|
type / channel | Tipo de conteúdo e canal |
contracted_quantity / delivered_quantity | Volume devido face ao efetivamente entregue — o ponto de partida da fiscalização |
published_url / published_at | Local e momento da publicação |
evidence_ref / evidence_captured_at | Cópia de arquivo à data da publicação, porque os conteúdos são apagados |
disclosure_marked | Identificação publicitária presente |
usage_scope, usage_rights_from / usage_rights_to, territory | Âmbito, duração e território dos direitos concedidos — fundamento material da repartição do honorário |
accepted_by / accepted_at | Aceitação por parte do contratante |
Sinais de verificação (KYB/KYC)
Mantidos deliberadamente separados dos campos fiscais — são sinais de verificação, não afirmações de estatuto.
| Campo | Finalidade |
|---|---|
identity_verified_at | Momento e método da verificação de identidade |
address_current / address_registered_since | Sinal de verificação de morada — não constitui prova de residência |
trade_status / trade_status_since | Estatuto comercial e desde quando |
company_data_ref | Dados do registo comercial |
sanctions_screening_at / sanctions_result | Rastreio de sanções e resultado |
review_due_at | Reapreciação |
É a partir destes campos que se derivam os cálculos fiscais — por cada contratação e versionados à data do pagamento — e as camadas de comunicação (DAC7, § 50a EStG, formulários dos EUA, Künstlersozialabgabe); não são recolhidos em separado.
Porquê ao lado, e não em vez de
O CognitivaOS não substitui a sua infraestrutura de pagamento. Se trabalha com um Merchant of Record, com contas bancárias próprias ou com as duas coisas, tudo isso se mantém. O Ledger concilia-se com os canais que já usa, em vez de impor mais um.
Isto foi pensado de propósito. Uma rede não deita fora a sua infraestrutura de pagamento por causa de uma camada de documentação — e um registo que só conhecesse o nosso próprio canal de pagamento não lhe serviria de nada.
Onde quiser processar pagamentos através de nós, é possível fazê-lo: com infraestrutura de pagamento licenciada em mais de 100 países, um produto de pagamento concebido especificamente para a Índia e corredores para o GCC.
As três alternativas
| Status quo manual | Desenvolvimento próprio | CognitivaOS | |
|---|---|---|---|
| Prazo de arranque | nenhum | 12–24 meses até à primeira análise fiável | onboarding por unidade |
| Esforço corrente | elevado, cresce com o número de campanhas | manutenção interna dos conjuntos de regras | incluído no preço |
| Manutenção de regras | dispersa e quase sempre implícita | recurso especializado próprio a tempo inteiro | tabela de parâmetros mantida centralmente e com registo de verificação |
| Consolidação entre sociedades | manual e propensa a erros | possível, mas trabalhosa | prevista de raiz |
| Capacidade de auditoria | reconstruída caso a caso | depende da implementação | versionada, com o estado à data do pagamento sempre acessível |
A comparação que lhe interessa não é entre prestadores. É entre continuar como está, construir de raiz e comprar.
Preço
O Ledger custa a partir de 150 euros por cada cinco campanhas, acrescido de taxas de processamento quando os pagamentos passam por nós.
Este número está aqui de propósito. Face aos custos administrativos de um processo manual referidos acima, é uma parcela marginal — e face a uma única comunicação DAC7, que na Alemanha pode chegar aos 50.000 euros, mais ainda.
Para redes com várias sociedades e análise consolidada aplica-se um modelo próprio; as condições acertamo-las em conversa.
O que ainda não existe hoje
As nossas certificações ISO 27001 e SOC 2 Type II estão em preparação. Se o seu processo de avaliação exigir um relatório Type II no momento da assinatura do contrato, isso é hoje um obstáculo — e preferimos dizê-lo já, e não na terceira reunião.
Há dois caminhos que têm funcionado nesta situação: um teste delimitado a uma unidade ou a um mercado, ou um acordo que faça depender o funcionamento pleno da entrega do relatório. A documentação de segurança disponibilizamo-la desde já.
Próximo passo
Uma reunião com o seu departamento fiscal ou financeiro em que confrontamos o Ledger com um dos seus casos reais — uma campanha, vários países, creators com residências diferentes. Em uma hora fica a perceber se ele responde às suas perguntas.
Aviso importante
A Cognitiva Systems Inc. não presta aconselhamento fiscal ou jurídico, nem está habilitada a fazê-lo. Os conteúdos desta página servem para uma orientação geral e não substituem aconselhamento no caso concreto. O CognitivaOS disponibiliza funções de documentação e análise; a apreciação fiscal e jurídica dos factos registados cabe-lhe a si e aos seus consultores. Os montantes, taxas e prazos indicados refletem a situação à data de elaboração e mudam continuamente.
O modelo de ROI referido consta de documentação publicada pela Gigapay Sweden AB e reproduz os dados desta, consultado em 16 de agosto de 2026.
Fontes
- Gigapay Sweden AB, modelo de ROI publicado — gigapay.com
- Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG); Bundeszentralamt für Steuern, DAC7
- § 50a EStG; Bundeszentralamt für Steuern, indicações sobre a retenção na fonte
- §§ 1 EStG, 8 e 9 AO
- Künstlersozialversicherungsgesetz; Künstlersozialkasse, taxa de contribuição 2026
- Bundesministerium der Finanzen, situação dos Doppelbesteuerungsabkommen (acordos de dupla tributação) a 1 de janeiro de 2026